Zeiterfassung für Minijobber: Was Arbeitgeber wissen müssen
Minijobber und Aushilfen unterliegen besonderen Dokumentationspflichten. Welche Regeln gelten, was Sie aufzeichnen müssen und wie Sie Bußgelder vermeiden.
Das Wichtigste auf einen Blick
- •Für Minijobber gilt seit 2015 eine verschärfte Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG).
- •Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens 7 Tage nach Erbringung aufgezeichnet werden.
- •Die Aufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.
- •Die 520-Euro-Grenze (seit Oktober 2022) darf nicht überschritten werden — Stundenerfassung hilft bei der Kontrolle.
- •Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 € und Nachzahlungen an die Minijob-Zentrale.
- •Digitale Zeiterfassung ist die sicherste Methode zur Dokumentation.
Warum Minijobber besondere Aufmerksamkeit brauchen
Minijobber sind in Deutschland allgegenwärtig: in der Gastronomie, im Einzelhandel, in Büros und in der Pflege. Rund 7 Millionen Menschen arbeiten geringfügig beschäftigt. Doch viele Arbeitgeber unterschätzen die Dokumentationspflichten, die mit Minijobs einhergehen.
Seit der Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) im Jahr 2015 gelten für geringfügig Beschäftigte strengere Regeln als für viele Vollzeitangestellte. Der Grund: Der Gesetzgeber will sicherstellen, dass der Mindestlohn tatsächlich eingehalten wird — und das lässt sich nur über eine lückenlose Arbeitszeiterfassung kontrollieren.
Was muss dokumentiert werden?
Nach § 17 MiLoG müssen Arbeitgeber für jeden Minijobber folgende Daten aufzeichnen:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
Die Aufzeichnung muss spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag erfolgen. Die Unterlagen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren und bei Kontrollen vorzulegen.
Hinzu kommt seit dem BAG-Urteil von 2022 die allgemeine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung — die für Minijobber also doppelt gilt.
Die 520-Euro-Grenze im Blick behalten
Seit Oktober 2022 liegt die Verdienstgrenze für Minijobs bei 520 Euro pro Monat (zuvor 450 Euro). Die Grenze ist dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt: Bei einem Mindestlohn von 12,82 Euro (Stand 2025) ergeben sich rechnerisch rund 40,5 Stunden pro Monat.
Wird die Grenze regelmäßig überschritten, wird aus dem Minijob ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis. Das hat weitreichende Folgen:
- Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (auch rückwirkend)
- Meldepflicht bei der Krankenkasse statt der Minijob-Zentrale
- Mögliche Bußgelder wegen verspäteter Meldung
Eine saubere Stundenerfassung hilft, die Grenze im Blick zu behalten und rechtzeitig gegenzusteuern.
Was passiert bei Kontrollen?
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls ist zuständig für die Überprüfung der Mindestlohn-Dokumentation. Kontrollen finden unangemeldet statt — besonders häufig in:
- Gastronomie und Hotellerie
- Einzelhandel
- Gebäudereinigung
- Bau und Handwerk
- Spedition und Logistik
Bei einer Kontrolle müssen Sie die Aufzeichnungen sofort vorlegen können. „Die Zettel liegen im Büro" reicht in der Praxis oft nicht aus. Digitale Systeme haben hier einen klaren Vorteil: Die Daten sind jederzeit abrufbar.
Bußgelder bei Verstößen
Verstöße gegen die Dokumentationspflicht können teuer werden:
- Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen: bis zu 30.000 € Bußgeld
- Unterschreitung des Mindestlohns: bis zu 500.000 € Bußgeld
- Nichtaufbewahrung der Unterlagen: bis zu 30.000 € Bußgeld
In der Praxis liegen die Bußgelder meist deutlich unter den Höchstgrenzen. Aber selbst ein Bußgeld von 1.000–5.000 Euro schmerzt kleine Betriebe empfindlich — zumal zusätzlich Nachzahlungen fällig werden können.
Praktische Tipps für die Zeiterfassung
- Erfassen Sie ab dem ersten Tag: Auch in der Probezeit oder bei Aushilfen, die „nur kurz" da sind.
- Nutzen Sie ein digitales System: Handschriftliche Zettel gehen verloren, sind unleserlich oder werden nachträglich „angepasst".
- Lassen Sie Mitarbeiter selbst stempeln: Das ist rechtlich zulässig und spart Ihnen Arbeit. Die Verantwortung für die Korrektheit bleibt trotzdem bei Ihnen.
- Exportieren Sie monatlich: Ein CSV-Export pro Monat als Backup schützt Sie im Fall einer Kontrolle.
- Prüfen Sie die Stunden monatlich: Vergleichen Sie geleistete Stunden mit der 520-Euro-Grenze, bevor die Lohnabrechnung rausgeht.
Fazit
Minijobs sind flexibel und beliebt — aber die Dokumentationspflichten sind strenger als viele denken. Eine digitale Zeiterfassung wie LogClock nimmt Ihnen den Aufwand ab: Mitarbeiter stempeln per Smartphone, Sie exportieren die Daten am Monatsende. So sind Sie bei jeder Kontrolle auf der sicheren Seite.
Quellen
- § 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten (gesetze-im-internet.de)
- § 21 MiLoG — Bußgeldvorschriften (gesetze-im-internet.de)
- Mindestlohngesetz (MiLoG) — Volltext (gesetze-im-internet.de)
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022 — 1 ABR 22/21 (bundesarbeitsgericht.de)
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Häufig gestellte Fragen
Ja. Das Mindestlohngesetz schreibt seit 2015 vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für geringfügig Beschäftigte aufgezeichnet werden müssen.
Mindestens 2 Jahre. Die Aufzeichnungen müssen spätestens 7 Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag vorliegen.
Dann liegt kein Minijob mehr vor, sondern ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis. Es drohen Nachzahlungen an die Sozialversicherung.
Rechtlich ja, praktisch nein. Handschriftliche Zettel gehen verloren, sind schwer überprüfbar und bei Kontrollen oft nicht akzeptiert. Digitale Systeme sind deutlich sicherer.
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